Navigeren door de fintech-jungle

50 procent van alle facturen wordt te laat betaald. 3 procent wordt definitief afgeschreven. Collaboratieve modellen en SAAS bieden een oplossing, zegt Karel Vanderheyden van fintech-platform Virteo. Daarom ging hij samenwerken met IPEX, een specialist in digitalisering van transactionele documenten.

Samen coveren ze het hele traject vanaf het versturen van de factuur tot de laatste betaling, met IPEX in het voortraject van documenten en Virteo in de tracing van de cash. CFO Services sprak met Karel Vanderheyden (Virteo) en Nathan Vanharen (IPEX) over credit management, debiteurenbeheer, ethiek, fintech en digitalisering.

Nathan Vanharen (links) en Karel Vanderheyden (rechts)
Nathan Vanharen (links) en Karel Vanderheyden (rechts)

Interview door Dieter Verbeek, business manager, en Dirk van Bastelaere, communicatie manager CFO Services.

Debiteurenbeheer

Dirk van Bastelaere Virteo is een platform dat diverse stakeholders zoals crediteuren, advocaten en gerechtsdeurwaarders samenbrengt. Jullie faciliteren het werk van credit managers door te focussen op bijvoorbeeld debiteurenbeheer, gerechtelijke uitvoering en automatische verwerking van inkomende en uitgaande betalingen. Kunt u dat wat nader toelichten? Hoe zijn jullie gestart?
Karel Vanderheyden: ‘Virteo is een bedrijf dat een SAAS platform aanbiedt (Software As a Service) dat eigenlijk tot doel heeft om de betaling van een factuur sneller, efficiënter en goedkoper te maken. Vaak gaat het om onbetaalde facturen waarmee iets moet gebeuren. Bedrijven en publieke instanties kunnen via ons SAAS-platform het interne en externe invorder- en aanmaningsproces van onbetaalde facturen sneller en goedkoper maken en tegelijkertijd komaf maken met onterechte kosten, ongewenste en ontransparante praktijken.

‘We zijn gestart in 2013 maar we hebben eerst een tijdje moeten ontwikkelen want het is een vrij complex en uitgebreid platform, ons MVP (Minimum Viable Product) was klaar in 2016, we hebben een aantal proof of concepts gedaan en de commercialisatie is gestart in medio 2016.’

Dirk van Bastelaere: Kun je Virteo een fintech-bedrijf noemen?
Karel Vanderheyden: ‘We zijn actief in de financiële sector, waar we een technologische oplossing voor een bestaand probleem hebben ontwikkeld, dus in die zin kun je ons zeker een fintech noemen. Er bestaat geen vergelijkbare oplossing. Concreet biedt Virteo een platform dat samenwerking tussen opdrachtgevers en dienstverleners mogelijk maakt. De opdrachtgevers zijn meestal crediteuren of organisaties die een onbetaalde vordering hebben uitstaan. De dienstverleners zijn advocaten, gerechtsdeurwaarders en incassokantoren. Dat samenwerkingsmodel wordt door ons SAAS-platform anders georganiseerd: het platform biedt een end-to-end integratie en maakt het proces efficiënter en goedkoper.’



Europese marktstudie

Dieter Verbeek: Kwam de vraag naar een platformoplossing initieel van crediteuren?
Karel Vanderheyden
: ‘Ja en nee. In de sector bestond een duidelijke behoefte aan een oplossing. We hebben dan een Europese marktstudie gedaan, die ons deed besluiten dat ervaringen en concepten uit andere sectoren ook in deze sector konden worden toegepast, ongeacht het feit dat deze sector altijd wat traditioneler is geweest.
‘We hebben dus ideeën uit totaal verschillende sectoren samengebracht. We hadden contact met een aantal gerechtsdeurwaarders waardoor wij wisten dat er in die sector een gebrek was aan nieuwe technologie. Anderzijds waren wij betrokken bij een aantal andere initiatieven. Daar werd gezocht naar mogelijkheden om bedrijfssectoren te laten samenwerken op platformen op manieren die buiten een platformomgeving onmogelijk waren.
‘Ik geef een voorbeeld: wij hebben gewerkt met optimalisatie van beweging rond lege containers. Een evidentie op het eerste gezicht. Maar in de praktijk onhaalbaar omdat je verschillende actoren moet laten samenwerken die normaal gezien niet samenwerken. Dat doen we bij Virteo nu ook. Die mensen werken natuurlijk wel samen, maar wij veranderen de manier waarop zij samenwerken, we maken dat proces transparant en dat is de usp van het model.’

Drie procent facturen definitief afgeschreven

Dirk van Bastelaere: Heeft die marktstudie interessante verschillen aan het licht gebracht tussen de verschillende Europese landen?
Karel Vanderheyden
: ‘Nee. Ze bevestigde wel een bekende “intuïtie”, namelijk dat betaalgedrag stipter wordt naarmate je noordelijker in Europa gaat, en slechter naarmate je zuidelijker trekt. België bevindt zich ergens rond het Europees gemiddelde van om en bij de drie procent facturen die definitief worden afgeschreven, wat in omzet een gigantisch bedrag is. 50 procent van alle facturen wordt te laat betaald. Ik denk dat we nu gemiddeld rond de 35 à 36 dagen zitten voordat een factuur betaald wordt. Dat is niet zo dramatisch, maar die termijn kan sterk verschillen van sector tot sector. Jammer genoeg zien we daar ook dat zeer grote bedrijven hun grootte en macht gebruiken om zeer laat te betalen.
‘Het marktonderzoek heeft ons vooral geleerd dat er nog heel veel ruimte is voor innovatie in die sector, vooral in Europa. Waar collaboratieve modellen en Software As A Service vlot ingang vinden in andere sectoren was dat in de sector van credit management helemaal niet het geval. Daar lag dus een mooie kans. Maar als je naar de hotelsector kijkt, met oplossingen zoals booking.com, of naar de luchtvaartsector waar ze met één boekingsplatform werken, dan staan we in de sector van credit management nog maar aan het begin.

Noord-Zuid cultuurverschillen

Dirk van Bastelaere: Is die Noord-Zuid tegenstelling cultureel bepaald?
Karel Vanderheyden
: ‘Misschien wel. Ik weet het niet. Ik denk dat het ook te maken heeft met de fragmentatie van de economie. Wat we ook zien, is dat het sociale aspect van onze activiteit meer speelt in het Zuiden dan in het Noorden. Het invorderen van onbetaalde facturen heeft een economische dimensie (facturen moeten betaald worden) maar ook belangrijke maatschappelijke en sociale dimensie. Niet iedereen kan betalen. Sommigen noodgedwongen, omdat ze in een sociaal-economisch precaire situatie zijn terechtgekomen. Anderen zijn gewoon onwillig. Dat onderscheid scherpstellen is een belangrijk aspect van onze missie. We proberen dan ook de kosten die bij de debiteur terechtkomen transparant te maken en ongewenste praktijken eruit filteren. Uit de studie bleek namelijk ook dat die problematiek overal in Europa bestaat, maar meer uitgesproken in het Zuiden dan in het Noorden.’

Dirk van Bastelaere: U benoemt die sociale opdracht ook expliciet als een onderdeel van de Virteo-missie?
Karel Vanderheyden
: ‘Dat is inderdaad onze missie. In die wereld van onbetaalde vorderingen zowel een economische als een sociale doelstelling bereiken. Je leest vaak in de kranten over ontransparante tarieven, terwijl die tarieven wettelijk vastliggen. Het hangt er alleen van af hoe je ze toepast. Een huisarts heeft ook een vast tarief, maar die kan je twee keer of vier keer laten terugkomen. Dat is hetzelfde in onze sector. Wij maken dat transparant, wij maken dat benchmarkeable en dan is het aan de opdrachtgever om zijn verantwoordelijkheid te nemen en dat aan te sturen op de manier waarop hij dat wil en in lijn met zijn corporate policy.’



Elektronisch aangetekende zending

Dieter Verbeek: IPEX is leider in de digitalisering van transactionele documenten. Kunt u even de achtergrond van de organisatie schetsen?
Nathan Vanharen
: ‘Wij zijn feitelijk een IT-bedrijf dat gespecialiseerd is in het verwerken van uitgaande administratieve documenten zowel digitaal als op papier. Dat wil zeggen dat wij veel gevoelige data verwerken: loonfiches, facturen, rekeninguittreksels, private banking-statements.
‘IPEX bestaat al sinds 1986 en tot 2016 waren wij meer een productiebedrijf voor gedrukte documenten. Rond die tijd heeft IPEX de omslag gemaakt naar IT-dienstverlening waarbij we ook zwaar geïnvesteerd hebben in de uitbouw van het IT-departement. Van onze70 medewerkers werkt een op de drie nu voor het IT-departement. Bepaalde interfaces bouwen we volledig zelf, met een eigen webteam, en we sturen een tweehonderd outputkanalen zelf aan.

‘Binnen het bedrijf hebben we zelf de omslag gemaakt naar digitale kanalen. We zetten in op bepaalde nicheproducten zoals de elektronische aangetekende zending. In de sector van credit management blijkt die aangetekende zending hoofdzakelijk papier. We zien weinig bedrijven die tegelijkertijd inzetten op zowel papier als digitaal.

Bpost zal niet gauw de omslag maken naar elektronische aangetekende zendingen. Traditionele drukkerijen die zwaar hebben geïnvesteeerd in hun machinepark en kapitaalintensieve drukmachines ook niet. IPEX kan dat wel. De reden dat wij de meeste bedrijven overtuigen om met ons te werken is vanwege al die digitale kanalen. Er zijn nog steeds sectoren die volledig op papier werken. Dat kan vandaag niet meer en daar hebben wij een rol in te spelen.’

Digitale transformatie

Dieter Verbeek: IPEX heeft de transformatie naar een IT-bedrijf zelf in 2016 gemaakt?
Nathan Vanharen
: ‘Absoluut. In 2016. Toen was bij IPEX zelf nog bijna alles op papier. Toen ik er aankwam was er zelfs nog geen IT-manager. Enkele maanden later heeft die zijn eigen webteam opgestart en zijn departement opgedeeld. Zo snel kan het gaan.
‘Als je dat uitdrukt in omzet, zaten wij in 2016 op 4 miljoen euro en eind 2018 op 17 miljoen euro. Daar zit ook een stuk gekochte groei bij, maar het laat wel zien dat het de juiste beslissing was. Ik zeg niet dat het allemaal heeft te maken met het digitale, maar het digitale is commercieel gezien wel het belangrijkste om diensten te verkopen. We zien dat daar de grootste groei uit komt.’

Dieter Verbeek: Kwam die digitalisering er op vraag van de markt of eerder vanuit een besef dat je niet achter kon blijven?
Nathan Vanharen
: ‘Dat is een strategische beslissing geweest. Ik werkte voordien bij de Bpost groep. Daar zie je totaal geen aanzet om digitalisering te stimuleren. Daarom hebben wij bij IPEX allereerst ingezet op de elektronische aangetekende zending. Daar zijn we marktleider in geworden, met een nicheproduct.'

Dirk van Bastelaere: Zijn er veel bedrijven actief in de sector van elektronische documenten?
Nathan Vanharen
: ‘Er zijn er een aantal actief, maar je kan ze op een hand tellen. Het is geen sector waar we met honderden elkaar beconcurreren. Als je 10 procent van een facturatiestroom kan omzetten naar digitaal, dan levert je dat een paar duizend euro op. Daar ga je geen bedrijf op bouwen. We zien ook dat bedrijven die er exclusief in actief zijn nog een heel stuk van hun zakencijfer halen uit port- en printkosten.'



De booking.com van credit management

Dirk van Bastelaere: Hoe zie je dat evolueren bij de Belgische bedrijven?
Nathan Vanharen
: ‘Er komen steeds meer alternatieve kanalen. Dat maakt het voor de eindklant alleen maar complexer om keuzes te maken. De fintech-markt is een echte jungle. Elk jaar zijn er wel nieuwe partijen die op de markt komen, of oudere partijen die zich gaan heruitvinden. Een Credit Manager of financieel directeur is daar niet mee bezig, die wil zo snel mogelijk betaald worden en die wil de juiste kanalen gebruiken om zo snel mogelijk betaald te worden. Je hebt bedrijven voor nodig die de eindklant daar wegwijs in maken en hen adviseren bij die keuze.’

Karel Vanderheyden: ‘Bij Virteo zien we dat er meer en meer copycats komen, dat bedrijven hun marketingboodschap aanpassen om meer op ons te lijken. We hebben zeker een aantal jaar voorsprong want het is een complexe geschiedenis. We spreken hier over het coveren van een end-to-end process, zowel intern als extern, van minnnelijk tot en met gerechtelijk, en daar zijn wij zeker de enigen. We zijn ook de enigen met een collaboratief model. Virteo is een beetje de booking.com van credit management. In plaats van een hotel rechtstreeks te boeken zit er een platform tussen en je kan heel makkelijk via één enkele interface het aanbod van de verschillende dienstverleners gaan vergelijken en veranderen. Dat is volkomen nieuw.'

Resistance to change

Dirk van Bastelaere: heeft het nadelen om prime mover te zijn?
Karel Vanderheyden
: ‘Uiteraard. Er is weerstand van verschillende kanten. Er is de klassieke resistance to change die speelt. Sommige mensen zijn sceptisch. Ze vragen zich af: “Gaat dit wel lukken?”. Als te weinig hotels zich hadden aangesloten bij booking.com, was niemand dat platform ooit gaan gebruiken.
‘Voor ons was het noodzakelijk om voldoende relevante coverage te krijgen bij de credit community. Dat was zeker in het begin een horde die we moesten nemen. Tot bleek dat we die community zelf vrij snel en makkelijk konden opbouwen. Er zijn binnen de sector namelijk nog meer mensen die het belang inzien van een transparante en ethische manier van werken.
‘Waar we natuurlijk ook tegen aanlopen zijn de klassieke beslissingsprocessen, die lang duren of waar persoonlijke belangen meespelen.’

Nathan Vanharen: ‘Eigenlijk spelen jullie voor een soort evangeliserende rol.’

Karel Vanderheyden: ‘Dat is zo.’



De credit manager empoweren!

Dieter Verbeek: ‘We merken vaak dat credit management een beetje stiefmoederlijk wordt behandeld.’
Karel Vanderheyden
: ‘Dat is zeker zo. Het beheersproces van onbetaalde vorderingen is in de meeste bedrijven belangrijk, maar niet businesskritisch. Het is geen onderdeel van de core business van het bedrijf. Het is gewoon een proces waaraan zelden of nooit de hoogste prioriteit wordt toegekend. De belangen van de credit manager zijn niet altijd in lijn met de voordelen die wij bieden. Sommigen denken dat de introductie van een platform als Virteo hen een kleinere scope of control zou geven. Dat is niet zo. Integendeel.'

Dieter Verbeek: ‘Denk je dat ze daar een stukje eigenbelang te verdedigen hebben…’
Karel Vanderheyden
: ‘Of koudwatervrees, omdat ze denken minder controle te zullen hebben. Het tegendeel is waar. Wij empoweren de credit manager juist. Al zien we dikwijls dat we c-niveau nodig hebben om het erdoor te krijgen. Virteo steekt in op twee niveaus: de transparantie, de lage kosten en het ethische karakter van ons platform zijn de redenen waarom je ervan gebruik zou maken. Waarom is meestal een beslissing van het C-level. De integratie en het technisch platform is de manier waarop je het doet. Dat is een beslissing die bij de credit manager of bij IT zit.

Dirk van Bastelaere: Net nu credit managers een meer strategische rol willen opnemen.
Karel Vanderheyden
: ‘Wij helpen hen daarbij. Wij empoweren hen. We bieden hen de technische mogelijkheden, de inzichten en argumenten om de functie op een hoger niveau te krijgen. Maar het is wel een groeiproces.’



Terugslag in digitalisering door GDPR

Zijn er zaken waar jullie bij IPEX tegenaan lopen, Nathan? Zeker omdat jullie de switch naar het digitale maken?
Nathan Vanharen
: ‘GDPR heeft de privacywetgeving grondig veranderd. Je hebt expliciete toestemming nodig van klanten voor digitale communicatie. Dat heeft een serieuze terugslag veroorzaakt in het digitaliseringsproces. We hebben een heropleving van papier gezien bij zowel administratieve als marketingdocumenten. Wij hebben dat echt gemerkt.
‘Wij hebben eigen ratio’s ontwikkeld. We hebben een multikanaalplatform en bij bedrijven die zowel papieren als elektronische documenten van ons afnemen, stellen wij een ratio van gemiddeld 25 procent digitaal vast.
‘Om je een idee te geven van de problemen waar bedrijven mee worstelen na de introductie van GDPR: een Waalse watermaatschappij besliste bijvoorbeeld om van papier naar digitaal over te schakelen zonder daartoe expliciete, vrijwillige toestemming van de klant te vragen. Ze stuurden digitale facturen naar alle klanten van wie ze e-mailadressen hadden. De klanten die betaald hadden, kregen vanaf dat moment systematisch hun factuur digitaal. De anderen kregen opnieuw een papieren factuur.
‘Onder GDPR is dat natuurlijk onmogelijk. Er moet nu expliciet toestemming gevraagd worden.’
‘Alles wat te maken heeft met digitale conversie loopt niet echt gemakkelijk. Vandaag is het niet evident om tienduizend e-mailadressen op te halen. We moeten op een innovatieve, GDPR-conforme manier proberen om oplossingen te vinden voor bedrijven. Digitale conversie en penetratie van elektronische communicatie zijn zaken waar Belgische bedrijven duidelijk tegenaan lopen.’

De papierloze organisatie

‘Ik kan de Noord-Zuid tegenstelling waar Karel naar verwees volledig bijtreden. In Finland en de andere Nordics heb je bedrijven die al bijna volledig paperless zijn. De overheid is daar volledig paperless. In België zie je een tweespalt, met traditionele bedrijven zoals verzekeringsmaatschappijen en overheidsbedrijven die nog helemaal in papier zetten, en anderzijds de telecombedrijven waar 70 tot 80 procent van papieren kanalen naar digitaal zijn geconverteerd.
‘Waarom is dat zo? Een telecombedrijf kan jou als klant verplichten om alle communicatie van vandaag op morgen digitaal te ontvangen. Bij de overheid is dat niet zo. De Vlaamse belastingdienst stuurt bijvoorbeeld 10 miljoen documenten per jaar. Daarvan worden er een honderdduizendtal digitaal verstuurd. Hetzelfde voor de Waalse overheid, waar de Waalse belastingdienst nog honderd procent van de documenten op papier verstuurt. Dat gaat natuurlijk niet blijven werken.’

Dieter Verbeek: Ervaren jullie sterke verschillen tussen sectoren?
Nathan Vanharen
: ‘Banken zijn traditioneel langzaam. Die hangen achterin het peloton. Ook de traditionele wereld van gerechtsdeurwaarders en advocaten is nog heel sterk een papieren wereld. Ook daar is er dag en nacht verschil tussen België en Nederland. Dat maakt het natuurlijk interessant. Hier moet de conversie nog gebeuren. Vooral ook in het zuiden van België is er nog enorm veel te doen qua digitalisering.’

Dirk van Bastelaere: Wat zijn de oorzaken daarvan? Is er een appèl aan de overheid nodig om de digitalisering te bespoedigen?
Nathan Vanharen
: ‘Dat is er geweest. Er is in 2016 de Digital Act geweest, van toenmalig minister voor de Digitale Agenda Alexander De Croo. Die zorgde ervoor dat de digitalisering kon doordringen. Op federaal vlak komt de eBox maar niet van de grond. Dat is het platform voor online dienstverlening van de sociale zekerheid. Als burgers niet beslissen die eBox te gebruiken, zullen ze daar ook geen documenten in afgeleverd krijgen. Heel veel federale overheidsinstellingen hebben daar lang op gewacht. In Wallonië is er ook Digital Wallonia, een overheidsgedreven platform dat de digitale transformatie moet stimuleren.
‘Cruciale vraag is wel hoe je in dat transformatieproces de gap kunt wegwerken tussen de techbedrijven die digitale oplossingen kunnen aanbieden en de bestaande kanalen. Daarvoor bestaan er op dit moment weinig of geen marktoplossingen. Wij doen dat nu met onze kennis van zaken, maar je hebt daar een integrator nodig. Een bedrijf dat processen analyseert, optimaliseert en stroomlijnt.
‘En dan is er nog de specifieke aard van bepaalde documenten. Sommige documenten moeten nog op papier vertrekken, zoals een D-attest van een ziekenhuis mag je bijvoorbeeld niet digitaliseren. Doccle heeft dat geprobeerd, maar dat is afgewezen door het RIZIV. Het RIZIV heeft een digitale variant een tijd gedoogd, maar we zijn nu terug bij af.’



Sectorverschillen

Dieter Verbeek: Zien jullie bij Virteo ook sectorverschillen? Sectoren waar jullie platform sneller aanvaard wordt dan andere?
Karel Vanderheyden
: ‘De privésector is duidelijk sneller, onmiddellijk gevolgd door de gezondheidszorg, en dan meer bepaald de ziekenhuizen. Dat is ook logisch. Net als scholen worstelen ziekenhuizen met die dualiteit: een patiënt die niet betaalt, blijft nog altijd een patiënt. In andere sectoren is dat gewoon een debiteur. Bij ziekenhuizen is dat in de eerste plaats een patiënt die toevallig zijn factuur niet kan betalen. Dat vraagt nog meer aandacht voor die tweeledige doelstelling: de economische doelstelling om je factuur betaald te krijgen en de maatschappelijke doelstelling waarbij je rekening dient te houden met de situatie van patiënten.
‘Aan de andere kant van het spectrum zien we vooral overheden die erg gemakkelijk blijven hangen in oude processen, waar gemakshalve tien jaar oude lastenboeken worden gekopieerd, bij wijze van spreken, zonder na te gaan wat er op de markt beweegt.'

Dieter Verbeek: Hoe problematisch is het betaalgedrag van ‘de Belg’ of van ‘Belgische organisaties?
Karel Vanderheyden
: ‘Niet meer of niet minder dan in onze buurlanden. Daarmee zeg ik niet dat er geen probleem is.’

Dirk van Bastelaere: Ik kan me voorstellen dat jullie aanbod in Nederland goed aanslaat vanwege de heersende cultuur en de betaalmoraal.
Karel Vanderheyden
: ‘Dat blijkt ook zo te zijn. Maar dat is een beetje tegen mijn eigen verwachtingen. Ik nam aan dat Nederland al veel meer op een innovatieve manier met invorderingen zouden bezig geweest zijn, maar dat bleek niet zo te zijn. Wij dachten dat de Nederlandse markt voor ons geen gemakkelijke, toegankelijke markt zou zijn. Daarom wilden we ons initieel richten op het Zuiden, maar tot onze eigen verbazing worden wij voortdurend gecontacteerd vanuit Nederland door credit experts die van ons gehoord hebben en die zeer geïnteresseerd zijn.’

De betaalmoraal van de overheid

Dirk van Bastelaere: Laten we het eens over de betaalmoraal van de overheid hebben. Die is niet schitterend, dat weten we. Maar momenteel hebben we een regering in lopende zaken die met voorlopige twaalfden werkt. Dat betekent dat leveranciers van de federale overheid moeilijkheden kunnen ondervinden als de twaalfden voor de lopende maand zijn uitgegeven. Krijgt Virteo daarmee te maken?
Karel Vanderheyden
: ‘Dat is inderdaad een probleem. Ons platform wordt niet gebruikt om onbetaalde facturen bij de overheid in te vorderen. Dat is niet onze missie. We krijgen er indirect mee te maken omdat veel van onze dienstverleners voor de overheid werken. Zij worden zeer laat betaald door de overheid. Ik heb weet van gerechtsdeurwaarders bij wie de overheid zes maanden en meer betaalachterstand heeft.’

Dirk van Bastelaere: Als het na de verkiezingen opnieuw lang duurt voordat er een federale regering is, kan de situatie met voorlopige twaalfden langer blijven bestaan dan wenselijk is voor leveranciers van de overheid. Welk advies kunnen jullie hen geven?
Karel Vanderheyden
: ‘Dat is dus heel pijnlijk voor kleine bedrijven…’
Nathan Vanharen: ‘Dat is inderdaad erg moeilijk.’ Wij maken nu al duidelijke afspraken met onze klanten binnen de verschillende overhedens (Vlaams, Brussels, Waals).
Karel Vanderheyden: ‘Er zit voor dienstverleners die aan dergelijke overheden leveren weinig anders op dan ervoor te zorgen dat zij een voldoende grote buffer hebben, een voldoende grote marge om die periode te overbruggen.’

Dieter Verbeek: Inderdaad. En er intussen voor zorgen dat de rest van je klanten correct betaalt.
Karel Vanderheyden
: ‘Er bestaan natuurlijk ook oplossingen zoals factoring, maar het zou niet nodig hoeven te zijn.’

Dirk van Bastelaere: Hoe kijkt Virteo vanuit zijn ethische bekommernissen naar de lakse betaalmoraal van onze overheden?
Karel Vanderheyden
: ‘Dat is natuurlijk een ethisch probleem, maar niet het facet waar Virteo actief is. Bij ons gaat het over een privépersoon, een debiteur die om een of andere reden die factuur niet betaalt en van wie wij zien dat die bij wijze van spreken “aan de wolven wordt overgeleverd”. Doordat hij wordt gemaand door gerechtsdeurwaarders en de kosten oplopen, ontstaan er schrijnende situaties. Ik zie situaties van patiënten die een factuur van een paar honderd euro niet kunnen betalen, en die door die aanpak jaren later nog altijd aan het betalen zijn. Dikwijls is de schuld nog altijd niet afbetaald, maar bedraagt duizenden euro’s. Dat zijn de praktijken waar wij mee te maken krijgen.
‘Dankzij ons platform kan een opdrachtgever zich niet langer verschuilen achter het feit dat hij de invordering heeft uitbesteed en dus geen kennis heeft van de kosten ten laste van de debiteur. Nee: wij bieden een platform aan. Elke opdrachtgever heeft inzicht in de situatie en kan perfect parameters instellen die hij aanvaardbaar vindt.’



Nieuwe technologieën

Dieter Verbeek: Hoe zien jullie credit management evolueren
Karel Vanderheyden
: ‘Ik zie de rol van credit managers evolueren naar een meer strategische positie omdat ze meer dan vroeger tools, methoden en systemen ter beschikking krijgen. Die technologie en die methoden maken het voor credit managers mogelijk om op een holistische manier te kijken naar hun opdrachten en missie. Dat is een enabler om binnen de organisatie een belangrijkere rol op te nemen. Meer dan vroeger, toen credit management eerder een uitvoerend proces was.’
Nathan Vanharen: ‘Credit managers worden overstelpt met allerlei nieuwe technologieën en platformen. Credit managers willen vaak één oplossing die diverse werkende oplossingen bundelt. In die zin zijn Virteo en IPEX perfect complementair, met IPEX in het voortraject van documenten en Virteo in de tracing van de cash. Samen coveren wij het hele traject vanaf het versturen van de factuur tot de laatste betaling. Voor credit managers die mee in dat proces stappen, is dat een grote stap voorwaarts.’
Karel Vanderheyden: ‘We hoefden niet echt naar synergieën te zoeken. Samenwerken lag voor de hand. Je hebt het genereren van een factuur. Die factuur moet dan ergens via kanalen bij degenen terechtkomen die ze moet betalen. Als dat niet werkt, komen wij in beeld als een zeer logische component van dat proces

Frankeermachines en postzegelkosten

Dieter Verbeek: Zien jullie bepaalde key benefits van een geïntegreerd order-to-cash systeem, Nathan?
Nathan Vanharen
: ‘Credit managers gaan vaak nog op zeer traditionele manier te werk bij de verwerking van hun reguliere post, met frankeermachines, printers, naverwerkingsmachines, etcetera. Dat zijn natuurlijk investeringen die ze moeten doen, en het zadelt hen ook op met hoge postzegelkosten. Met onze volledig geautomatiseerde keten komt IPEX bij de laagste postzegelkosten uit. Door te besparen op postzegels kunnen credit managers hun papieren documentenstroom outsourcen. En dan hebben ze nog geld over om op digitale kanalen over te schakelen.’

Dieter Verbeek: Voor Virteo gaat het dan ook meer over transparantie?
Karel Vanderheyden
:’De transparantie is een gevolg van de integratie. De end-to-end integratie is een middel om optimalisatie van processen en dergelijke te verkrijgen. Uniformiteit van data, compliance, security. Transparantie is een van de gevolgen.'

Het belang van ecosystemen

Dirk van Bastelaere: Hoe moet een bedrijf te werk gaan als het een technologie-oplossing zoekt?
Karel Vanderheyden
: ‘Je hebt heel veel randprocessen. Neem bijvoorbeeld het proces van de verzending van documenten. De standaardsituatie  de fysieke verzending van documenten. Daarnaast heb je spelers zoals IPEX die multikanaal-oplossingen bieden. Je zou natuurlijk ook kunnen opteren voor een aparte oplossing waarmee je een mail kunt sturen. Idem voor ons, binnen onze processen worden ook heel veel communicatie gevoerd: er wordt gebeld met een debiteur, er wordt een mail gestuurd of een sms. Er wordt aan die debiteur een mogelijkheid geboden om te betalen, via een betaallink. Op zich zouden dat allemaal alleenstaande, aparte oplossingen kunnen zijn. Ze bestaan ook allemaal. De bedrijven die ze aanbieden, presenteren zich ook allemaal aan die opdrachtgevers. Vanuit het perspectief van de credit manager is dat een oerwoud aan oplossingen. De ene dag krijgt hij bezoek van iemand die sms-oplossingen aanbiedt. De volgende dag zijn het alleen betaallinken, maar dan wel aangeboden door een leverancier die een partnership heeft lopen met een organisatie die een mailoplossing heeft. Dat is dus een heel kluwen. Vandaar het belang van ecosystemen die elkaar kennen en die technisch en organisatorisch met elkaar kunnen samenwerken.’

Dirk van Bastelaere: Waar moet ik als klant die een oplossing zoekt in de eerste plaats op letten?
Karel Vanderheyden
: ‘Wat wij zien is dat bedrijven uiteindelijk één trusted partner kiezen en dan verderbouwen op het ecosysteem van die trusted partner. Die trusted partner is dan over het algemeen een organisatie die al een plek voorin de keten inneemt, zoals bijvoorbeeld IPEX.’
Nathan Vanharen: ‘Van een verzekeringsmaatschappij ontvangen wij bijvoorbeeld ruwe data. Die ruwe data gaan wij op de juiste manier formatteren. Dan gaan we die versturen naar verschillende outputkanalen en via een documentcockpit van A tot Z traceren. Dat gaat dus ver terug in het proces. Dat kan gaan om ruwe data uit mainframes of oudere systemen.
‘Wij zitten in de outsourcingbusiness. Wij doen in de eerste plaats een analyse van documentenstromen, waarna dat allemaal wordt gedocumenteerd, gevalideerd, getest, geprogrammeerd en in productie gebracht.
‘Alles begint met een business case natuurlijk. Besparing is daar maar één component van, maar ook efficiëntie en het feit dat je een beroep kunt doen op een gespecialiseerde partner. Als de markt van documentleverantie morgen helemaal veranderd is, houdt die partner de nieuwste ontwikkelingen in de gaten. Je hoeft dat als bedrijf niet zelf te doen. Je kunt op die partner vertrouwen.’

Dieter: Is het proces an sich niet zo complex geworden dat je een specialist moet zijn in elk onderdeel van het proces?
Nathan Vanharen
: ‘Je hebt echt een bedrijf nodig dat technische expertise heeft en gewoon al die processen kent. Maar ook het releasemanagement van al die systemen. Als een van die partners een nieuwe release uitbrengt en je moet je eigen IT-afdeling vragen dat te bouwen of te managen, dreigt dat veel te complex te worden.’

Karel Vanderheyden
: ‘Dat klopt. Al die oplossingen in die verschillende processen kun je niet meer als individuele oplossingen beschouwen. Die moeten allemaal op elkaar afgestemd zijn. Anders is die integratie weg. Dat maakt dat je niet met projectmanagers kunt werken die al die individuele silo-oplossingen gaan bekijken. Je hebt programmanagement nodig, dat je een globaal overzicht biedt dat logisch en coherent is. Daaronder heb je wellicht domeinspecialisten, maar die overkoepelende blik is absoluut noodzakelijk.








 

Deel deze pagina via:
Dieter Verbeek Business Manager Credit Management CFO Services
+32 489856822