Laat je niet verblinden

Maarten Lauwaert – MI&S TriFinance – over het belang van goed opgebouwde Power BI modellen

Power BI: voor veel finance professionals het paradapaardje van de datavisualisatie. Makkelijk, overzichtelijk, mooie tabellen… Maar laat je niet verblinden door de front-end van deze rapporteringstool, argumenteert Maarten Lauwaert, manager MI&S bij TriFinance. ‘Zonder degelijk onderbouwd datamodel bouw je mooie plaatjes op drijfzand.’


Power BI heeft alles in zich om te slagen: het is een laagdrempelige Business Intelligence self-servicetool van Microsoft die je makkelijk mooie rapporten laat maken. Je stopt er data in, en er komen na amper enkele muisklikken bijzonder fraaie visualisaties uit. Fantastisch toch: super, snel, mooi, overzichtelijk, duidelijk, makkelijk… Dé gouden graal voor elke controller! Of toch niet?

Wel, laten we duidelijk zijn en een vergelijking maken: je hebt niets aan een F1-bolide als je geen basis rijvaardigheden hebt. Dat is net zo bij Power BI: laat je niet verblinden door de mooie front-end van het systeem, want de échte toegevoegde waarde ligt in de back-end. Alleen als je onderliggende datamodel solide en correct is opgebouwd, kan je met Power BI écht een inzichtelijk verschil maken. Zonder die – onzichtbare – basis heb je niks aan Power BI. Leer eerst rijden voor je in je bolide stapt.

First things first

Als het onzichtbare, onderliggende belangrijk is: waar begin je dan om een goed doordacht Power BI-model op te bouwen? First things first: analyseer de precieze vragen die je met je datamodel wil beantwoorden. Deze analyse lijst op volgens welke invalshoeken (dimensies) er naar de verschillende KPI’s (measures of facts) wordt gekeken. Belangrijk is om de juiste definities van de KPI’s en dimensies vast te leggen en dimensies zo veel mogelijk te delen over de verschillende modellen. Uiteindelijk bouw je zogenaamde sterschema’s op: iedere KPI wordt berekend aan de hand van een fact tabel die omringd wordt door dimensie tabellen, zoals de planeten draaien rond de zon. Onderschat deze eerste stap trouwens niet: afhankelijk van de scope ben je er al snel enkele dagen zoet mee om dit datamodel uit te werken.

Eenmaal dit datamodel klaar is, kan je aan de slag om het model te bouwen in Power BI. Als eerste stap moet je alle benodigde databronnen binnen je onderneming naar je model linken. Hiervoor is een goede kennis van die bronsystemen noodzakelijk, net als ervaring met de query builder in Power BI. Daarna bouw je de sterschema’s op door in Power BI de dimensie en fact tabellen aan elkaar te koppelen. In een volgende fase bouw je de KPI’s op volgens de afgesproken definities. Een grondige kennis van DAX, de formule taal in Power BI, is hiervoor noodzakelijk.

Pas nadat al deze onderliggende stappen volledig en grondig zijn uitgewerkt, kom je tot het ‘fancy work’: de visualisaties. Een ruwe schatting – en een pak ervaring met het implementeren van Power BI-projecten – leert ons dat het visualiseren van inzichten amper tien tot twintig procent van de tijd beslaat.

Eigenlijk moet je een Power BI-project aanpakken als om het even welk ander ‘klassiek’ BI-project. Je moet de juiste definities afzetten, de KPI’s bepalen, de structuur en granulariteit van de fact tabellen definiëren, dimensietabellen over verschillende modellen delen, en ervoor zorgen dat je met één ‘single source of truth’ werkt. Dat doe je door in je modellen zoveel mogelijk databronnen te hergebruiken en de fact tabellen zo gedetailleerd mogelijk op te bouwen. Hierdoor kan je zowel geaggregeerde als gedetailleerde informatie aanleveren aan de gebruikers, gebaseerd op dezelfde gegevensbron.

In functie van de vragen die je wil beantwoorden, kunnen die fact tables soms een stevige uitdaging bieden. Een concreet voorbeeld: hoe rapporteer je FTE’s in de onderneming? Kies je voor een ‘snap shot’ van het aantal werknemers of veeleer voor een transactionele fact table op basis van de activiteiten?

Glashelder

Vaak moet je van verschillende systemen vertrekken (denk aan ERP en CRM). Die hebben misschien allemaal wel een notie ‘product’ gedefinieerd, maar bedoelen die daar allemaal precies hetzelfde mee? Glasheldere definities zijn een conditio sine qua non om een goed model te op te bouwen. En dat kan alleen als je telkens met één business en system owner werkt. Duidelijke definities, aflijningen en ownership zijn een voorwaarde om goed met Power BI te kunnen werken. Want zonder een duidelijk kader kan Power BI snel vervallen in een wirwar van modellen en rapporten waar niemand nog het bos door de bomen ziet.

Schrikt dit je af? Hopelijk niet! Maar laat onze boodschap duidelijk zijn: hoe fraai en schijnbaar eenvoudig ‘spelen met Power BI’ ook lijkt, om professionele inzichten te krijgen, is een degelijke onderbouw absoluut nodig. Je bouwt geen toren op drijfzand. En om in de zandterminologie te blijven: stop je kop niet in dat zand zoals een struisvogel doet, maar besef dat werken met Power BI een grondige voorbereidingsfase vereist. Alleen zo zal je nadien kunnen genieten van duidelijk gevisualiseerde en betrouwbare inzichten die je business betrouwbaar vooruit kunnen helpen. Dat die dan nog mooi gepresenteerd worden ook, is niet meer dan een lekkere kers op je inzichtentaart.


Maarten Lauwaert is manager bij MI&S (kort voor ‘Management Informations & Systems’) bij TriFinance. Hij is expert op het vlak van controlling en rapportering, en adviseert KMO’s en grote bedrijven bij de setup van rapporteringssystemen.


Deel deze pagina via:
Maarten Lauwaert Expert Manager MI&S
+32-9-210 82 70