Geen veranderingstraject zonder voorbereiding

Johan Reunis over ‘Project Readiness Assessment’

Een veranderingsproject slaagt alleen als alle neuzen in dezelfde richting staan. Dat geldt ook voor projecten in de wereld van finance. MI&S TriFinance werkte een grondig ‘Project Readiness Assessment’ uit en gebruikt dat met succes bij grote projecten. Johan Reunis, manager MI&S, maakt een eerste evaluatie.


Het gebeurt wel vaker: ‘de top’ beslist dat een verandering (in pakweg een ERP-systeem) nodig is, en start een project op waarin wordt samengewerkt met een externe partij. En vaak loopt het op dat moment al mis, horen we van Johan Reunis. ‘Als projectmanager bij MI&S merk ik vaak pijnpunten op drie niveaus. Ten eerste op het vlak van de projectorganisatie: zitten de juiste mensen met de juiste skills op de juiste plaats, zijn de doelstellingen van het project duidelijk, zijn de rollen en verantwoordelijkheden goed omschreven, …? Maar ook op het vlak van de implementatie van veranderingstrajecten loopt het soms spaak. Denk aan perceptie van de begeleiding van de verandering, leiderschap, betrokkenheid van de mensen, opvolging van de voortgang…’ Ten derde wijst Reunis op de nood aan een doorgedreven analyse van de interne stakeholders en hun mogelijke reacties en triggers bij het veranderingsproces.

En dus ontwikkelde MI&S een ‘Project Readiness Assessment’: een tool die precies op deze drie vlakken de ‘klaarheid’ voor zo’n project peilt. Het assessment levert duidelijke rapporten op, én koppelt daaraan concrete actiepunten. Reunis: ‘als de klant dat wil, dan kunnen we hem ook begeleiden bij de implementatie van die verbeterpunten.’

Dubbele winst

Reunis werkte ongeveer anderhalf jaar aan de ontwikkeling van het ‘Project Readiness Assessment.’ Sinds een jaar past hij die nu al toe bij verschillende grote projecten. Tijd dus voor zijn eerste bevindingen. En die zijn positiever dan hij zelf had ingeschat. Bij de meeste trajecten wordt het assessment gecombineerd met een of meerdere ‘Transition Scans’ die in de loop van het project worden uitgevoerd. Die dienen om de impact van de initieel uitgewerkte acties te monitoren en eventueel bij te sturen. Zo heeft hij enkele opvallende evoluties kunnen vaststellen. ‘Wat me vooral opvalt, is dat de impact breder is dan alleen het project zelf. De attitude ten opzichte van verandering verbetert doorheen de hele organisatie.’

En het succes is nog breder dan dat. Niet alleen verbetert de algemene ‘readiness’ voor verandering, het assessment is ook nog eens een zinvolle financiële investering. Reunis, veralgemenend: ‘reken op zo’n vijf dagen werktijd voor de hele doorloop van het assessment. Daar betaal je als klant natuurlijk voor. Maar anderzijds stellen we vast dat we door de violen op voorhand gelijk te stemmen al snel enkele weken tijd winnen in het veranderingstraject zelf. Bovendien kunnen er door de analyse meer gerichte acties worden genomen voor de begeleiding van de verandering. Dat is een enorme besparing qua tijd én - dus - qua financiële investering.’


Contacteer Johan Reunis voor meer info














Deel deze pagina via: