Geen cijfers maar inzichten!

Serge Vigoureux over de complementariteit van boekhouding en controlling bij groeibedrijven

Bedrijven geloven stellig in het credo van groei. Omzet, marges, marktaandelen: om te overleven moet je groeien. Om als bedrijf verstandig te groeien, is inzicht nodig. En om tot goed inzicht te komen, zijn de juiste data nodig, de juiste tools én de juiste mensen. Serge Vigoureux, business unit leader Management Information & Systems (MI&S) bij TriFinance, zoomt in op deze drie essentiële voorwaarden om de stap van boekhouding naar controlling te kunnen zetten. Verstandig advies is permanent nodig.


Bedrijven zijn behept met het mantra van de groei. Die groei willen bedrijven in hun cijfers kunnen zien. In een KMO-wereld lijkt dat nog relatief eenvoudig (ik schrijf: ‘lijkt’ en bewust niet ‘is’). De boekhoudafdeling zorgt voor basiscijfers waarmee elke maand rapporten geproduceerd worden die essentiële informatie geven. Daaruit kan je de groei van je KMO afleiden.

Kort op de bal

Maar zodra je bedrijf groter wordt, wil je korter op de bal kunnen spelen. Het volstaat niet langer om elke maand wat boordtabellen te puren uit je boekhoudpakket. Je wil als groeier méér informatie halen uit je brondata, én je wil die informatie op een continue basis kunnen raadplegen. Want als groeier weet je dat je snel moet kunnen schakelen. Daar merken we een tipping point: er is een duidelijke complementariteit tussen boekhouding en controlling zodra de vraag naar businessinformatie stijgt. Je hebt voortaan een (business) controller nodig: de functie die op basis van financiële en operationele cijfers je bedrijf helpt mee te denken over hoe het kan groeien, beter presteren en risico’s beheersen. 

Zoals je uit de beschrijving van de functie van ‘business controller’ kan opmaken, gaat het om een bijzonder belangrijke functie, van essentieel belang bij groeibedrijven. De opdracht van de business controller gaat verder dan de financiële maandafsluitingen (typisch een taak die door een financiële controller gedaan kan worden). De controller waarover wij het hebben, staat ‘in de business’, terwijl de financiële controller vaak zelf ook de boekhouder is die zijn rapporten alleen op basis van financiële ERP-data maakt. Business controlling is een ‘conditio sine qua non’ om duurzaam onderbouwd aan de toekomst van je onderneming te kunnen timmeren.

De 'business controller': de term is eruit. Maar aan wie vertrouw je zo’n job toe? Die business controller heeft veel meer nodig dan financiële cijfers. Een bedrijf produceert continu datastromen, en die gaan evenzeer over sales, supply chain, HR, stock, etc. De ideale controller heeft realtime toegang tot al die uiteenlopende datasets, en kan die dankzij de juiste tools permanent monitoren. En de business bijsturen waar nodig.

Waar is mijn butler?

Voor velen die hun loopbaan in finance starten, klinkt controlling als het walhalla van de financiële functies. Sterker: wie het tot controller kan schoppen, zit in de ideale uitgangspositie om later CFO te worden. Maar nogmaals: controlling is een complexe sleutelfunctie in je onderneming, en ze is niet voor iedereen weggelegd.

Alleen: vaak heeft je groeiende KMO (nog) geen controller. Je kent het groeiscenario: de boekhouder doet alles, en zijn takenpakket groeit met de onderneming mee. Tot wanneer het management beseft dat gestructureerde, snel verkrijgbare inzichten nodig zijn en dat die over meer dan alleen financiën gaan. Daar komt dan de urgente nood aan een tool én de bijhorende persoon om met die tool te werken: de controller. Maar niet elke onderneming heeft meteen de middelen klaar om een controller in dienst te nemen. Vaak is controlling ook geen voltijdse bezigheid voor de bedrijven in deze fase van hun levensyclus. Bovendien willen groeiende bedrijven liever niet te veel tijd verliezen met de implementatie van – vaak ingewikkelde en dure – tools die cijfers in inzichten omzetten.

Dan kan het nuttig zijn om de diensten van een externe controller in te huren: de controller als ‘butler’. Zo’n butler komt op vooraf afgesproken tijdstippen naar je bedrijf om je data te structureren, te bekijken en je te helpen om die inzichten in bedrijfsvoering om te zetten. Zie hem (of haar) als een butler die klaar staat om bij te springen waar en wanneer nodig. Een externe business controller is dus een ideaal antwoord op je urgente vraag naar inzicht: snel, kwalitatief en betaalbaar.

De goede bron

De eerste voorwaarde om de stap van data naar inzichten verstandig te zetten, is dus het juiste profiel selecteren. Intern, extern, voltijds of deeltijds. Maar er zijn nog twee klippen die moeten worden omzeild. Vooreerst wordt duidelijk dat goede controle staat of valt met goed gestructureerde data aan de bron. Hoe groter een bedrijf wordt, hoe meer data het produceert en consumeert, en hoe belangrijker het wordt om al die data goed met elkaar te laten communiceren. Een degelijk ERP-systeem, Corporate Performance Management of Business Intelligence-systeem: ze zijn alleen mogelijk als de brondata goed zijn georganiseerd. Het is daarom vaak nodig om externe expertise in te roepen om die brondata ‘in orde te brengen’. Een externe blik is onbezoedeld, eerlijk, onbevooroordeeld en streng: roep gespecialiseerde consultants in die verstand hebben van data en wat je daar als onderneming mee kan doen. En let op: onderschat zo’n adviestaak niet. Ze is niet weggelegd voor de eerste de beste ‘financiële consultant’. Het vergt ervaring in de controllingwereld én inzicht in en kennis van informatiesystemen om je goed te begeleiden bij het op orde brengen van je data.

Voorwaarde drie is de nood aan goede systemen. De markt wordt overspoeld door grote system vendors die hun ERP-, CPM- en BI-pakketten aan de man/vrouw willen brengen. Laat je niet overdonderen, maar roep ook hier weer extern, onafhankelijk, eerlijk advies in. Gespecialiseerde controlling consultants helpen je om hoofd- van bijzaak te onderscheiden en om de totaliteit van je systeemlandschap te coördineren. Welke noden heb je? Wat wil je met een informatiesysteem wél en niét doen? Uit welk systeem haal je welke data en met welke periodiciteit? Wat zijn de definites van je data? Wil je een cloud- of ‘on premise’ systeem? Welk budget heb je?

Voor rapportering kan het het een slimme zet zijn om naar een gepredefinieerde en op maat van je groeiende onderneming gemaakte Cloudtoepassing rond Power BI te gaan. ‘Controlling on Demand’ heet zoiets dan heel mooi: door de wol gewassen consultants maken een analyse van je behoeften, bepalen samen met jou de relevante KPI’s die je uit je data wil visualiseren, enten die behoeften op de solide en gebruiksvriendelijke Power BI-omgeving van Excel, implementeren die Cloudtool, en helpen je aan de slag gaan. En heb je nadien nog altijd vragen? Bel dan de butler!



Kernboodschappen
  • Er is absoluut behoefte aan controllers in groeiende bedrijven.
  • De data die een bedrijf nodig heeft om mee te sturen, zijn ruimer dan louter boekhouddata.
  • Een goede controller kent de business en zijn behoeften aan informatie.
  • Ook de informatie-huishouding van een bedrijf moet goed gestructureerd worden.
  • Aan de informatie-behoefte tegemoet komen, is meer dan een tool implementeren.
  • Een tool alleen lost de informatie-behoefte niet op.
  • Als de informatie-huishouding goed wordt georganiseerd, volstaat soms een parttime controller om veel toegevoegde waarde te bieden.
  • Goed gestructureerde brondata zijn het vertrekpunt voor een goede rapportering.















Deel deze pagina via:
Serge Vigoureux Director Management Information & Systems
+32 9 210 82 75