De e-factuur is de toekomst

Het is niet de vraag óf een organisatie moet overstappen op e-invoicing, maar wanneer. E-facturatie is de toekomst: het is efficiënt, kostenbesparend en voorkomt het maken van fouten.

‘Ik heb uw factuur niet ontvangen’, gaat dan niet meer op, aldus Leon Harinck, blue chip boutique leader Financial Management Services bij TriFinance Nederland.


’In België wordt 50 procent van alle facturen te laat betaald,’ zegt Karel Vanderheyden, ceo van fintech-platform Virteo, dat gespecialiseerd is in debiteurenbeheer. ‘Gemiddeld duurt het 35 dagen voordat klanten betalen. Drie procent van alle facturen wordt zelfs defintief afgeschreven.’ Oplossingen zijn er voor Vanderheyden zeker, zoals collaboratieve modellen, Software as a Service en e-facturatie. Die zorgen alle voor snellere, efficiëntere en goedkopere betaling. Vanderheyden ging daarom samenwerken met IPEX, een specialist in digitalisering van transactionele documenten, waaronder de e-factuur en de elektronische handtekening. Samen coveren ze het hele Order to Cash traject, vanaf het versturen van de factuur tot de laatste betaling, met IPEX in het voortraject van documenten en Virteo in de tracing van de cash.

Sowieso is e-facturatie aan een steile opmars bezig. Maar het is nog geen standaard werkwijze. Dat blijkt uit het voorbeeld David Busby, expert manager bij TriFinance Nederland, geeft: ‘Bij een grote organisatie waar hoogopgeleide technische professionals “state of the art” technologische producten ontwerpen voor de offshore industrie, was het tot voor kort gebruikelijk dat de secretaresse op een post-it, een kladje, of een afgescheurd blaadje de bedragen doorkreeg die bij een klant in rekening gebracht moesten worden. Vervolgens maakte zij de factuur in Word, werd die geprint, in een vakje gelegd, door drie mensen bekeken, aangepast, om daarna per koerier wereldwijd naar de klanten gebracht te worden. We hebben het hier over bedragen van meer dan 1 miljoen euro. Aan de “voorkant” dus het nieuwste van het nieuwste ontwerpen en bouwen, en aan de “achterkant” een houtje-touwtjemanier van factureren.’

Een e-invoice is géén pdf-factuur

In een Europese richtlijn uit 2014 wordt de elektronische factuur gedefinieerd als een factuur 'die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt'. Geen e-mail met pdf-bijlage dus.

‘E-invoicing is geen pdf-factuur die per mail verstuurd kan worden,’ aldus Busby. ‘Een e-invoice is een compact tekstbestand in codetaal (XML) dat door verschillende administraties, zowel door de klant als door de leverancier, gelezen kan worden.’

Elektronische facturatie in de kinderschoenen

Uit cijfers van het Nederlandse Centraal Bureau voor de Statistiek blijkt dat slechts 14 procent van de Nederlandse bedrijven tot 250 medewerkers met e-invoicing werkt. Harinck: ‘Bij grotere ondernemingen is dat 54 procent. Ook nog maar de helft dus.’

Cijfers voor België zijn nog slechter. De recentste cijfers die de website e-factuur (een initiatief van de Belgische federale overheid) vermeldt, hebben betrekking op 2017. In dat jaar werd amper 8,4 procent van de B2B-facturen verzonden via een gestructureerd elektronisch bestand of elektronische factuur, terwijl 57 procent van de B2B-facturen via e-mail werd verstuurd. Het aandeel van de gestructureerde elektronische B2C-facturen daalde zelfs van 7,5 procent in 2016 zelfs tot 6 procent in 2017. ‘Onbegrijpelijk,’ zegt Dieter Verbeek, business manager CFO Services bij TriFinance. ‘Als alle facturen in België digitaal zouden worden verstuurd, zou dat een extra administratieve lastendaling van 2,35 miljard euro opleveren.’

In België staat elektronische facturatie voor B2B nog maar in de kinderschoenen. ‘Dat leidt tot absurde situaties,’ zegt Verbeek. ‘Belgische bedrijven kunnen gemakkelijker e-facturen naar Nederlandse bedrijven sturen dan naar elkaar. Bij onze noorderburen zijn al veel meer bedrijven aangesloten op het netwerk.’

David Busby (links) en Leon Harinck (rechts)

Leveranciers van de overheid

‘Er moet echt wat gebeuren,’ zegt Leon Harinck. ‘Zeker voor organisaties die met de overheid samenwerken is het vijf voor twaalf, want met ingang van april 2019 verplicht de overheid leveranciers e-invoicing te ondersteunen. Wie dan pas aanhaakt, is echt te laat.’

Sinds 1 april 2019 zijn in België alle aanbestedende overheden verplicht om elektronische facturen te accepteren. Leveranciers van de overheid kunnen er voorlopig nog voor kiezen om bij overheidsopdrachten geen e-factuur te gebruiken, maar die optie komt na verloop van tijd ook te vervallen. Door overheden te verplichten e-facturen te ontvangen en het proces in hoge mate te standaardiseren, wil de EU bedrijven die diensten leveren aan de diverse overheden stimuleren om elektronisch te gaan factureren.

Sowieso zijn e-facturen sinds 2012 wettelijk gelijkgeschakeld met papieren facturen. Belgische overheden verplichten hun leveranciers intussen om in bepaalde gevallen een e-factuur te gebruiken. ‘Leveranciers van de Vlaamse lokale overheden zijn sinds 1 januari 2017 inderdaad verplicht om e-facturen te gebruiken,’ zegt Dieter Verbeek. ‘De federale overheid legt zijn leveranciers die verplichting op sinds 1 januari 2018, maar alleen voor facturen boven de 135.000 euro. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest accepteert e-invoicing van haar leveranciers, maar legt ze niet op.’

Order-to-cashkant: snel, juist en realtime cashflow

Wanneer leverancier en klant werken met e-invoicing biedt dat meerdere voordelen voor beide partijen. Aan de order-to-cashkant (de klant), zorgt een e-invoice ervoor dat misverstanden, onjuistheden of disputen over de vorm van de factuur tot het verleden behoren: de factuur wordt namelijk altijd op één manier ‘opgemaakt’. Een klant kan niet langer zeggen: “Ik heb uw factuur niet ontvangen”, want de factuur wordt meteen in het systeem gezet. ‘Facturen worden altijd ontvangen. Dit geldt uiteraard ook voor verstuurde e-invoices. Beide worden direct opgenomen in de administratie, openstaande posten en nog te betalen kosten zijn altijd meteen en direct opvraagbaar. De administratie klopt permanent en de casfhlow is realtime in te zien,’ aldus Harinck. ‘Bovendien verloopt alles een stuk sneller dan wanneer je facturen per post en/of per mail verstuurt.’

Purchase-to-paykant: kostenbesparing en focus op analyse

Kijkend naar de purchase-to-paykant (de leverancier), waarvoor ook snelheid, juistheid en actuele cashpositie gelden, noemt Busby het volgende: ‘Enveloppen hoeven niet meer geopend te worden. Er ontstaan geen stapels onbetaalde facturen op de hoek van het bureau. Facturen hoeven niet meer in het boekhoudsysteem ingevoerd te worden. De e-invoice wordt volledig automatisch opgenomen in het systeem en kan, wanneer de organisatie geen verdere goedkeuringsprocedures meer toepast, direct gejournaliseerd en gereedgemaakt worden voor betaling. Daar komen geen handen meer aan te pas. Door deze snellere verwerkingstijd worden debiteuren op tijd betaald en behoren spookfacturen ook nog eens tot het verleden.’

Leon Harinck legt wat cijfers op tafel. ‘Laten we uitgaan van 10.000 facturen per jaar. Dan kost handmatige verwerking van een inkoopfactuur 25 euro. De digitale verwerking kost dan 2,50 per inkoopfactuur. Ter vergelijking: de verwerking van een e-invoice kost, afhankelijk van de e-invoicing provider, gemiddeld 0,50 per factuur. Dat is nogal een verschil.’

Door de snelheid van verwerken ontstaat er ruimte voor meer focus op analyse. ‘Niet alleen het bedrijf ontwikkelt zich, ook de finance professional groeit persoonlijk. Hij kan zijn werkzaamheden verdiepen. Groei van medewerkers vinden we bij TriFinance het allerbelangrijkste.’


 

Deel deze pagina via:
Leon Harinck Blue Chip Boutique leader Financial Management Services (FMS) Amsterdam
+31 6 49 77 37 50