Ingelmunster optimaliseert zijn technisch meldproces

Initieel contacteerde Ingelmunster TriFinance voor de uitbouw van een digitaal dossierbeheersysteem. Business Manager Bert Celis hield het bestuur een spiegel voor en stelde deze behoefte in vraag. Daarom draaide TriFinance eerst operationeel mee om zicht te krijgen op wat echt nodig was. “We keken of en hoe de gemeentelijke diensten e-tools gebruikten in bijvoorbeeld het onthaal, burgerzaken, ruimtelijke ordening en de sociale dienst”, getuigt hij. Zo bracht TriFinance de reële behoeftes in kaart. Bovenaan de lijst stond uiteindelijk een optimalisatie van het technisch meldproces.

De uitwerking van het nieuwe systeem gebeurde hoofdzakelijk door de gemeente zelf. De consultants van TriFinance hadden een vooral faciliterende rol. Dankzij vorige projecten had TriFinance al een uitgewerkt proces, dat het aan de noden van Ingelmunster mee hielp aanpassen. Het meldpunt moest niet enkel elektronisch bestaan. Telefonisch contact en melding aan een loket dienden mogelijk te zijn. Er kwam een systeem uit de bus waarvan de automatische flow meerdere fases omvat: het ontvangen van de melding, het plannen van de herstelling en de uitvoering ervan. Met voor elke fase een terugmelding aan de burger. “Tenslotte begeleidde TriFinance het bestuur ook bij de uitrol van het nieuwe proces”, getuigt project consultant Johanna Vladila.


Publicatiedatum: 24 oktober 2019
Dankzij TriFinance maakten we gedragen keuzes. Het team sprak onze taal en begreep onze risico’s en valkuilen. Frank Benoit, diensthoofd omgeving gemeente Ingelmunster