Christian Leysen (Ahlers): gesofisticeerd hoeft niet beter te zijn

Een grote internationale organisatie die de vertaalslag wil maken van gedeeltelijk manuele rapportering naar geautomatiseerde managerial rapportering: daarvoor heb je een goede toepassing maar evenzeer de juiste mensen én de juiste mindset nodig. Christian Leysen, tot eind 2018 CEO van logistieke wereldspeler Ahlers, analyseert het lopende transformatieproject. Met de hulp van TriFinance – MI&S.


De setting voor het gesprek kon niet beter zijn: op het laat-zomers-zonnige terras van het Pomphuis in Antwerpen, tussen Schelde en Havengebouw van Zaha Hadid, bespreken we met Christian Leysen (CEO Ahlers) het lopende transformatietraject. Leysen: ‘Het oude financiële rapporteringssysteem had zijn leeftijd. En dat terwijl ons bedrijf door de jaren heen enorm geëvolueerd is. We zijn gegroeid van pure scheepsagentuur naar een internationale logistieke speler. En als je strategie verandert, dan doet ook de manier waarop je naar je activiteiten kijkt dat. Als je honderd jaar oud bent, moet je jezelf al eens heruitvinden. We werkten al te lang met een systeem met nog te veel manueel invoeren van cijfers, zonder visibiliteit naar de onderliggende transacties én vooral: zonder een geautomatiseerde link tussen wat voor statutaire rapportering noodzakelijk is en wat qua management rapportering wenselijk is.’

Beleidsondersteunend

Die geautomatiseerde link tussen statutaire en management rapportering is een belangrijk element van het veranderingsproject dat Ahlers samen met de consultants van MI&S doorvoert. Leysen: ‘Ik heb altijd gevonden dat een geconsolideerde rapportering volgens de wettelijke normen een goede audittool is. Ik ben mijn carrière begonnen in een auditkantoor.'
De ‘crux’ van het project is het realiseren van een efficient en effectief corporate rapporteringsproces met als resultaat een rapportering die snel beschikbaar is en die helpt om de relevante beleidsbeslissingen tijdig te nemen.
En zo ging Ahlers aankloppen bij TriFinance - MI&S. Johan Reunis, manager MI&S, trekt het project. België, Rusland en Kazachstan werden als pilootlanden geselecteerd. In een aantal workshops werd het toekomstige rapporteringsframework uitgewerkt. In een dergelijk traject is het essentieel dat de huidige structuur en manier van werken kritisch geanalyseerd en geoptimaliseerd wordt. Een copy-paste van de bestaande processen en structuren in een nieuw pakket levert meestal weinig of geen toegevoegde waarde. Daarom zijn er een Group Reporting Framework en een document met Group Reporting Principles and Guidelines uitgewerkt.
Leysen: ‘In dit project ligt onze focus op de financiële managementrapportering op corporate niveau. Voor de implementatie van het framework en de tool kiezen we voor een gefaseerde aanpak over de komende maanden.’ Hij legt daarbij een goede dosis ‘common sense’ aan de dag. Als kapitein wil hij het overzicht bewaren en zich niet verliezen in detaildiscussies: ‘Als je iedereen zijn zin geeft, dan zit de tool ‘in no time’ vol met parameters en vindt zelfs een kat er haar jongen niet meer in terug. Het gezond verstand wordt in dergelijke projecten te vaak vergeten.’ In de nieuwe tool zitten wel degelijk nog alle relevante details, maar niet aan de oppervlakte. Leysen: ‘Er is wel veel sturing en goed project management nodig om de scope en focus te behouden, maar ik ben van mening dat gesofisticeerd niet beter hoeft te zijn. Ik heb geen vijftiengangenmenu nodig.’

Ondersteunen verandering

Flexibiliteit in het nieuwe rapporteringssysteem is essentieel. Want de business realiteit verandert steeds sneller en het is belangrijk dat de structuur van de rapportering hierop afgestemd kan worden. Leysen: ‘Terwijl onze klanten vroeger een zuiver transportaanbod verwachtten, vragen ze nu totaaloplossingen die veel verder gaan ter ondersteuning van hun ‘go to market’. We hebben nu meer dan vroeger inzicht nodig in de verschillende onderdelen van ons aanbod: opslag, vervoer, herverpakking of bv. facturatiediensten voor rekening van onze klanten.’ Het systeem dat samen met MI&S wordt ingevoerd, biedt de nodige flexibiliteit om zich aan te passen aan de veranderende business informatiebehoeften.
De internationale doorvoering van een nieuw rapporteringsproces en -systeem vergt heel wat inspanningen van zowel management als medewerkers. Het faciliteren van deze verandering (change enabling) is dus essentieel voor het succes van een dergelijk traject. Daarom stopt het projectteam en het management van Ahlers veel tijd in de uitleg van de relevantie van de nieuwe processen en tool bij diegenen die dit daadwerkelijk zullen uitvoeren en gebruiken. Als basis hiervoor dient het Project Readiness Assessment van MI&S.
Leysen is duidelijk: ‘We hebben géén behoefte aan een te complexe tool of ingewikkelde processen. Een twintigtal mensen uit vijftien landen zullen de rapporteringstool moeten gebruiken, en het is essentieel dat ze hem niet alleen allemaal begrijpen maar ook weten waarom hij nodig is.’ Natuurlijk kan niet iedereen vanaf het begin volledig bij het project betrokken worden. ‘Want’, zo argumenteert Leysen, ‘als je iedereen gelukkig wil maken, dan creëer je geen goede oplossing maar een onoverzichtelijk en complex geheel. Uiteindelijk maken operaties de essentie uit van de business en niet de financiële rapportering. Dus zorg ervoor dat je operationele mensen mee zijn met het proces en de output uit je rapportering mee verstaan en gebruiken’.

Eigen beheer

De komende maanden worden het nieuwe rapporteringsframework en de nieuwe tool in de organisatie geïmplementeerd. Duidelijke doelstelling is om de corporate rapportering vanaf januari 2019 in de nieuwe structuur en in de nieuwe tool te laten verlopen... Leysen glimlacht, net voor hij zijn baan als CEO overlaat aan opvolger Stefan Van Doorslaer. ‘Ik wil dit project succesvol afgerond aan hem overlaten.’
De nieuwe financiële rapporteringstool zal bovendien quasi volledig door eigen mensen beheerd worden: sneller én goedkoper. Da’s meteen ook de reden waarom in het begin van het project duidelijk gekozen is voor een eenvoudig te gebruiken tool: een die gebruikt moet worden door mensen van finance en niet van IT.
Het mag tekenend zijn voor de managementstijl van deze captain of industry: op het terras van het Pomphuis beperkt hij zich tot 1 gerecht en een glas water. Na het interview rijdt hij weg met de fiets.



Publicatiedatum: 10 april 2019