Voor alle duidelijk, ik ben geen ICT’er en ga me dus ook niet op het pad wagen van de softwareontwikkeling en het IT-technische implementatietraject waar de softwarehuizen, actief op de markt van lokale besturen, mee geconfronteerd worden. Ook voor de softwarehuizen betekent BBC een ganse uitdaging, waarbij ontwikkeling, implementatie én de commerciële inspanningen de komende jaren hoge pieken zullen bereiken.
Bij de implementatie van de beleids- en beheerscylus heeft uw bestuur een implementatietraject uitgewerkt, waarbij voor de verschillende deelaspecten van de BBC-cyclus (beleidsplanning, conversie boekhouding, projectbeheer, opleiding,…en implementatie software) vastgelegd werd wie binnen de organisatie (of extern) welke taken op zich zal nemen en welke de deadline is. De implementatie van de software is één facet van dit verhaal maar doorkruist vele andere deeltrajecten. Als u met uw medewerkers en de beleidsmensen rond tafel zit om na te denken over beleidsdoelstellingen en de financiële impact ervan, zal u zich de vraag stellen hoe dit vertaald wordt in de software. Hetzelfde zal zich voordien bij de conversie van de eindbalans, opstellen boekhoudplan, vorming, etc…Overleg alvast met uw softwareleverancier hoe uw bestuur het implementatietraject en timing ziet en wat de rol van het softwarehuis is, maar vooral…uw bestuur implementeert de beleids- en beheerscyclus met ICT als partner, niet omgekeerd.
ICT is uiteraard een belangrijke partner in het BBC-verhaal. Elk softwarehuis zal de concepten van BBC vertalen binnen hun concrete toepassing en zich trachten te onderscheiden in functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid en prijszetting ten opzichte van zijn concurrenten. Evalueer eerst als bestuur welke de wensen en verwachtingen zijn van de software. Uiteraard is er het wetgevend kader dat maakt dat er een “gemeenschappelijk platform” zal zijn over verschillende softwarehuizen heen. Maar wat na de opstart? Hoe kunnen we als bestuur onze (financiële) processen integreren in de software? Wat zijn de verwachtingen rond managementrapportering, beleidsevaluatie en KPI’s? In welke mate beschikken we over een “open” systeem die ons in de toekomst mogelijkheden biedt naar interfaces met andere randsystemen en datawarehouse? Hoe wensen we in de toekomst onze analytische boekhouding op te zetten?
Auditeer en controleer
Een van de troeven die softwarehuizen kunnen aanbieden naar de lokale besturen toe , is de ondersteuning bij het parametriseren en converteren van data. Concreet hebben softwarehuizen tools uitgewerkt die maken dat conversie van data (semi)-geautomatiseerd kunnen verlopen. Denken we maar aan de conversie van de eindbalans naar beginbalans (o.a. vaste activa), conversie van openstaande schulden en vorderingen, klanten en leveranciersdata, van oud boekhoudplan naar nieuw boekhoudplan en andere tools die het conversieproces vereenvoudigen.
En hier schuilt natuurlijk het gevaar van gebrek aan inventarisatie en traceerbaarheid van deze “oud naar nieuw” - conversie. Stel u de vraag of u 2 jaar na de BBC-implementatie deze conversie-oefening nog kunt reconstrueren. Nemen we als voorbeeld de beginbalans. Deze zal in ieder geval afwijken van de eindbalans van uw laatste niet-BBC boekjaar. Bedragen zullen toegewezen zijn aan andere rubrieken, niet meer opgenomen zijn op de beginbalans of nieuwe elementen zullen opgenomen zijn op de beginbalans de welke niet voorkwamen op de eindbalans. Als u dit nog kunt traceren o.a. door het bijhouden van een “conversiedossier” dan bepaalt uw bestuur nog het te volgen pad.
Indien niet, dan neemt u best zo snel mogelijk plaats naast uw( ICT)-consultant om er samen werk van te maken…